Toute l'équipe de COGIVEA vous présente ses meilleurs voeux pour l'année 2019 !!

Nous souhaitons que vos projets personnels et professionnels se concrétisent
sur cette nouvelle année qui débute.

Du côté de COGIVEA, l'année 2018 a été marquée par de nombreux changements sur le logiciel avec notamment deux gros chantiers qui étaient la mise aux normes pour la loi de lutte contre la fraude à la TVA ou encore l'adaptation pour le RGPD. Cela a engendré quelques changements sur la gestion des factures par exemple mais nous permet de continuer à proposer un logiciel certifié et toujours conforme aux nouvelles lois.

Concernant 2019

Mobile :

Bonne nouvelle, la nouvelle version mobile qui a accusé du retard sera disponible en ce début d'année ! Nous vous tiendrons au courant au fur et à mesure des avancées.

EGGcrm :

Le logiciel va poursuivre son évolution non pas dans une optique de toujours proposer plus de fonctionnalités dont on ne se sert jamais (nous allons éviter l'usine à gaz souvent repproché dans ce type de logiciel) mais plutôt améliorer les nombreuses fonctionnalités déjà existantes afin de proposer une expérience plus riche et un gain de temps plus important dans l'utilisation et le traitement des informations.

E-commerce :

Notre API web-services qui était déjà aboutie va également continuer d'évoluer pour permettre une intropérabilité encore supérieure avec d'autres logiciels. Nous devrions voir revenir sur cette première moitié d'année une synchronisation avec les outils e-commerce et principalement avec Prestashop qui est un des plus répendu.

Franchises :

Nous proposons désormais un nouveau produit baptisé HUBYUP, CRM spécialisé pour les réseaux de franchises. Vous pouvez retrouver des informations sur ce produit sur le site www.hubyup.com

Les astuces dans EGGcrm

Le logiciel regorge de fonctionnalités pratiques mais parfois méconnues. Nous vous proposons dans cet article d'en étudier quelques unes.

♦ Synchroniser son agenda EGGcrm avec l'agenda de Thunderbird

Pré-requis : avoir synchronisé son calendrier EGGcrm avec Google Calendar.

Cette première astuce se fait plutôt en dehors du CRM en fait. Pour celles et ceux qui utilisent thunderbird (pour les emails en général), sachez que Thunderbird propose également un calendrier. C'est un module gratuit à installer. Vous pouvez le télécharger en cliquant ici.

Ensuite il faudra synchroniser le calendrier Thunderbird avec Googla calendar. Il suffit de suivre la procédure indiquée ici : synchro Thunderbird - Google Calendar

Même si votre CRM favori n'est pas ouvert, vous pourrez créer, consulter ou modifier vos rendez-vous depuis votre logiciel d'emails et recevrez également vos notifications de rappels !

♦ Recherche d'emails

 Dans agent >  messagerie, nous affichons (entre autre) votre boite de réception synchronisée avec Outlook, Thunderbird, Roundcube, Apple Mail ou tout autre logiciel de gestion d'emails.
Il est possible de trier ces emails sur une colonne de son choix mais également d'effectuer une recherche sur le titre, l'expéditeur ou encore le destinataire. Saisissez simplement votre texte dans la boite de saisie 'rechercher' comme ci-dessous.

Pour rappel, les emails sont automatiquement rattachés aux fiches clients ou contacts et vous pouvez les ouvrir via la vision 360 de la fiche compte (onglet 'suivi').

♦ Télécharger un document dans le CRM

Vous savez surement qu'il est possible de télécharger un document depuis votre ordinateur vers le CRM via un simple glisser/déposer mais savez vous que cela est également possible directement depuis la pièce jointe d'un email ?

En effet, lorsque vous êtes dans votre logiciel d'emails (Outlook ou Thunderbird par exemple), Il suffit de faire glisser la ou les pièces jointes reçues dans un email directement sur la fiche client du CRM (onglet documents) pour télécharger les fichiers. Pas besoin de les enregistrer sur votre ordinateur avant.

Pour rappel, comme EGGcrm gère très bien la boite de réception, il est également possible de lire l'email depuis le crm et enregistrer ses pièces jointes directement dans le dossier client sans passer par un outil externe.

♦ ouvrir un nouveau menu dans la même page ou sur un nouvel onglet

EGGcrm peut fonctionner sur du multi-onglets. C'est très pratique pour gagner en vitesse ou lorsque vous êtes en train d'établir une facture par exemple et que vous devez aller chercher des informations sur une autre page sans perdre l'actuelle...

Que ce soit via le menu principal ou via vos raccoucis, EGGcrm vous laisse le choix d'ouvrir une page sur l'écran actuel ou dans un nouvel onglet. Vous pouvez configurer son fonctionnement en cliquant sur votre nom d'utilisateur en haut à droite puis sur 'Préférences' :

Cliquez ensuite sur la rubrique 'Barre de raccourci gauche'. Vous devrez indiquer :

1. Lorsque vous cliquez sur l'icône d'un menu, ouvrir la page dans un nouvel onglet (ON) ou dans la page actuelle (OFF)

2.  Lorsque vous cliquez sur le texte d'un menu, ouvrir la page dans un nouvel onglet (ON) ou dans la page actuelle (OFF)

Nous espérons que cette petite série d'astuces vous aidera à optimiser l'utilisation de votre CRM et à bientôt pour une prochaine série !

L'équipe COGIVEA

EGGCRM est conforme à la nouvelle loi concernant la lutte contre la fraude à la TVA

Notre logiciel de gestion est certifié conforme et garantit les 4 points fondamantaux : l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage de vos données de transaction.

Vous êtes concerné si :

• Vous êtes assujetti à la TVA et n’êtes pas concerné par le régime de la franchise de TVA, ni effectuez exclusivement des opérations exonérées ;
  
  
• vous utilisez un logiciel - de gestion, de comptabilité ou un système de caisse - afin d’enregistrer des opérations de ventes ou de prestations de services ;
  
  
• vous comptez des non assujettis à la TVA parmi vos clients (particulers ou certaines associations par exemple) ;
  
  
• quelle que soit la taille de votre entreprise, sauf les auto-entrepreneurs.

Puis-je continuer à utiliser Word, Excel ou tout autre tableur pour saisir mes factures et mes règlements ?

Ces solutions ne vous permettent pas d'être en conformité puisqu'elles ne satisfont pas au critère d'inaltérabilité des données. Si vous êtes concernés par la mesure, il faudra donc vous équiper d'un logiciel conforme à la loi.

Quels sont les risques si je ne suis pas en conformité ?

Une entreprise en infraction à partir du 1er janvier 2018 est passible d’une amende de 7 500 € en cas de contrôle. L’entreprise dispose alors d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité, faute de quoi l’amende pourra être de nouveau appliquée.

Les nouveautés et changements dans
EGGcrm V5.30

Dans cet article, découvrez les nouveautés pour cette version 5.30 de EGGcrm. A l'écoute de ses clients, COGIVEA propose constament des évolutions pour gagner du temps, gagner en efficacité tant en essayant de rester fidèle à ce qui vous est cher : l'ergonomie et la simplicité.

 

Un véritable module de télémarketing

Nous avons créé un nouvel ensemble de packs dédié au télémarketing afin de répondre aux exigences des callcenters de petites et moyennes tailles.
Si ces packs vous intéressent, contactez-nous au 05 49 09 62 53 ou par mail à contact arobase cogivea point com

Nouvelle gestion des campagnes (uniquement dans les nouveaux packs téléparketing) :

L'ancienne interface de campagne est remplacée par ce nouveau module. Nous avons donc fait le choix de supprimer cette ancienne interface qui ne répondait plus aux exigences de nos utilisateurs. Voici ci-dessous un aperçu des fonctionnalités proposées :

- Campagne affiliée à un compte (le donneur d'ordre)

- Attribution des agents controleurs

- Attribution des résultats d'appels (un résultat d'appel est votre action sur le démarchage : la liste des actions est paramétrable)

- Période de la campagne et argumentaire associé.

- Associer une liste de comptes via fichier d'import ou par requete (comptes existants).

- Nombreux exports EXCEL des comptes et des actions de campagnes.

- L'onglet action permet d'associer une ou plusieurs actions à la campagne. C'est cette dernière qui alimente la liste pour les opérateurs téléphoniques. La liste des comptes est limitée par la liste des comptes associés à la campagne.

- L'attribution des agents se fait pour chacune des actions de la campagne.

Interface de démarchage spécifique

Cette interface a été pensée pour optimiser le rendement du télé-opérateur sur les appels sortants :

- Enchainement automatique des fiches ;

- Compteur de temps et gestion de mise en pause ;

- Résultats d'appels multiple pour chaque démarchage ;

- Gestion multi-campagnes avec nombreux filtrages disponibles ;

- Exportation des données propre au télé-opérateur ;

- Numérotation automatique des appels sortants (couplage avec téléphonie) ;

- Envoi par mail ou exportation d'un compte-rendu au donneur d'ordre ;

- Modification des informations comptes et contacts à la volée (qualification de fiches) ;

- Contrôle des actions du télé-opérateur via de multiples règles de gestion.

- Gestion des priorités sur l'affichage des comptes comme les relances.

Paramétrage des actions de résultats

Possibilité de mettre 2 traitements simultanés sur une action de campagne.

Les actions disponibles sont :

- Envoi d'un mail

- Mettre une relance datée

- Création d'un évènement

- Lien vers la page affaire, devis, commande.

Suite à cette action, on spécifie si on souhaite archiver le démarcharge, le laisser dans la liste ou laisser le choix à l'utilisateur.

Prioriser l'action met le démarchage en tête de liste pour le démarchage lorsque sa date de traitement est arrivée à échéance.

Voir notre tutorial sur le Blog de Cogivea.

En général (concerne tous les packs) :

Nouvelle organisation de l'affichage haut du CRM

EGGcrm continue sa réorganisation dans la gestion des menus et de son interface utilisateur. Les raccourcis devenant constamment visibles comme présenté ci-dessous :

Attention, l'ordre est inversé : L'ouverture d'une page de raccourci sur un nouvel onglet est toujours disponible en cliquant sur le nom de la page. Cliquer sur l'icone du raccourci pour ouvrir la page sur l'onglet actif.

Evolution du haut de page

Notez la présence du bouton 'cloche' (notification) affichant les évènements arrivés à échèance. Si vous êtes devant votre interface, une notification visible viendra appuyer l'information et se mettra dans la liste des notifications.

Le bouton de planning affiche la liste de 10 évènements passés et futurs les plus proches. Vous pouvez paramétrer ce curseur si vous voulez ne voir que les évènements futurs ou au contraire davantage d'évènements passés via le menu de personnalisatio nde l'agent. Les informations de compte, contact et le type d'évènement viennent compléter la notification. Enfin, vous avez la possibilité de les mettre en "fait" afin qu'elle disparaisse de cette liste comme le faisaient les rappels des précèdentes versions.

La recherche générale a été déplacée sur le haut de l'interface.

Sous le nom de l'agent connecté, vous retrouverez une liste comprenant un accès aux paramètres de personnalisation, des liens documentaires, de messagerie et la déconnexion.

Les boutons de messagerie et nouveau mail sont directement accessibles à la gauche du bouton de planning.

Gestion des rappels des évènements et taches

Nouveau fonctionnement des rappels des évènements et taches : possibilité d'ajouter de multiples rappels via l'icone plus (+).

Exemple ci-dessous via le formulaire de saisie rapide d'évènement:

Le rappel par notification affiche une notification dans le CRM et le place dans le nouvel historique des notifications du menu haut (icone cloche).

Tableaux de bord de suivi d'activité

La version 5.30 ajoute 2 groupes de tableaux de bords ciblés pour l'agent connecté et pour la société.

Chaque tableau de bord est composé des mêmes 4 tableaux décrits succintement ci-dessous :

- Indicateur suivi chiffre d'affaires : liste votre progression du CA du devis à la facture par département sur 3 trois ans

- Indicateur suivi compte : liste la progression du CA sur les devis, commandes, factures par département sur 3 trois ans.

 - Indicateurs suivi d'activité : liste les évènements par type d'évènement par département (via le code postal du compte lié) sur 3 ans.

- Indicateurs top compte : liste les meilleurs CA par compte et par département sur 3 ans.

Ajout GED dans la page produit et la page Agents

Ajout de la gestion des documents pour la page des produits.

Personnaliser le comportement menu gauche

Paramètrage pour les agents du comportement d'ouverture de page sur la barre de raccourci gauche de l'interface CRM (page des préférences).

Evolutions techniques

- Dans la page action de masse facture, bouton actions > règlements : ajout d'un champ date permettant d'appliquer la même date de règlement à toutes les factures sélectionnées Cela évite de devoir modifier les dates de règlements pour chaque ligne de facture.

- Dans la page paramètres, informations générales : ajout du choix de séparateur de décimal (virgule ou point) lors des exportations de liste via les listes de recherches et les états prédéfinis permettant une lecture correcte des valeurs décimales dans excel par exemple.

- Mise à jour de l'éditeur de texte, du framework front (affichage), de l'agenda.

- Evolution mineure des interfaces, pages paramètres mis en accord avec les nouveaux thèmes graphiques.

- Refonte des pages d'affectations (une fenetre intégrée remplacant la fenetre externalisée).

- L'accès à l'ancienne messagerie (mise en archive dans la version 5.20) depuis la page messagerie actuelle a été désactivée.

- Correction bug d'affichage Ref fournisseur dans la commande fournisseur sur la sélection d'une commande existante.